Estruturar a Organização. É a solução (5/5)
Reavaliar o funcionamento e eficiência de estruturas organizacionais
é uma necessidade permanente. Modelar as que começam, também.
Este é o último, de uma série de cinco posts, que sumaria a importância do
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Conteúdo deste post (clique para acessar) ⇒ • Modelação de estruturas organizacionais em cinco etapas (etapas 3 a 5) ¦ • Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional ¦ • Etapa 4 – Elaboração do organograma ¦ • Etapa 5 – Implantação e manutenção do organograma
Modelação de estruturas organizacionais
em cinco etapas (etapas 3 a 5)
Nos quatro primeiros posts desta série – Estruturar a Organização. É a solução – de um total de cinco, desenvolvemos o raciocínio que conduz à elaboração de estruturas organizacionais modeladas às necessidades de cada entidade, que foram:
- Post 1/5 – Introdução ao Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
- Post 2/5 – Segmentos e subsegmentos dos componentes das atividades
- Post 3/5 – Natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades
- Post 4/5 – Modelação de estruturas organizacionais: etapas 1 e 2
Neste último post da série de cinco, repetimos abaixo a lista das cinco etapas práticas que visam proporcionar orientação para a modelação de estruturas organizacionais eficientes e controladas, usando o Método dos Componentes das Atividades, quais sejam:
- Etapa 1 – Identificação das necessidades de gerenciamento
- Etapa 2 – Reunião dos componentes em Núcleos, Grupos e Elementos de Execução
- Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional
- Etapa 4 – Elaboração do Organograma
- Etapa 5 – Implantação e manutenção do organograma
O presente Post 5/5 da série aborda as três últimas etapas dessa metodologia.
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional
Etapa 1 – Identificação das necessidades de gerenciamento / Etapa 2 – Reunião dos componentes em Núcleos, Grupos e Elementos de Execução / Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional / Etapa 4 – Elaboração do Organograma / Etapa 5 – Implantação e manutenção do organograma
A estrutura vertical do organograma
Tipos de autoridade: de linha e funcional
Autoridade de linha
A estrutura organizacional vertical tem por finalidade determinar e evidenciar a subordinação imediata de um cargo a outro (relação chefe x subordinado).
É por essa razão que, em organogramas, a linha de subordinação direta é apresentada por meio de uma linha contínua.
Autoridade funcional
A Unidade de Comando é um Princípio básico de Gestão: qualquer cargo deve estar subordinado a apenas um único cargo hierarquicamente superior.
No entanto, existe um tipo de autoridade pela qual, embora um cargo esteja subordinado apenas a um outro de seu Núcleo de Gerenciamento ou do Grupo de Gestão, para fins operacionais e em algumas situações o ocupante desse cargo pode ter que acatar orientações de um terceiro cargo, até mesmo de outra área.
A autoridade funcional é a relação de autoridade não hierárquica expressa no organograma através de linha pontilhada, originária da vinculação de funções existente entre determinados cargos (não há chefe nem subordinado, apenas interação de funções entre os cargos).
Nesse tipo de relação – autoridade funcional – normalmente um cargo de determinado nível estabelece orientações a serem seguidas por outros cargos, as quais, sem que representem ordem direta, exigem seu cumprimento, independente da autorização do superior hierárquico dos cargos que acatarão as orientações.
O termo “funcional” refere-se à função exercida pelo cargo de onde emana a autoridade. Um exemplo:
¤ O assistente de faturamento de uma entidade está subordinado hierarquicamente ao gerente comercial (Grupo de Gestão) e somente deste ele recebe ordens. Assim, no organograma existirá uma linha vertical ligando diretamente o cargo de gerente comercial ao cargo de assistente de faturamento.
¤ Ocorre que a função de faturamento deve acatar a legislação tributária no processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, assunto diretamente afeto ao chefe de escrituração fiscal (outro Grupo de Gestão). Tendo ocorrido alterações na legislação sobre esse processo, o setor fiscal envia comunicado ao assistente de faturamento (obviamente copiando seu superior hierárquico), determinando mudanças a serem feitas no processo de faturamento.
Assim, não se trata de uma ordem, mas de uma orientação que obrigatoriamente tem que ser seguida.
A ilustração de parte de um organograma apresentada na figura abaixo ajuda a entender a diferença entre autoridade de linha e autoridade funcional, evidenciada por linhas pontilhadas.
Níveis de relacionamento: autoridade de linha e autoridade funcional
A estrutura horizontal do organograma
Relacionamento horizontal da estrutura organizacional é aquele que evidencia a equivalência de nível existente entre cargos subordinados a diferentes Núcleos de Gerenciamento ou Grupos de Gestão, sem subordinação hierárquica entre eles. E que devem interagir em conjunto para atingir os objetivos da organização, numa clara percepção do conceito de clientes/ fornecedores internos.
Esse conceito presume que o ocupante de cada cargo possa, para o cumprimento de sua missão e funções, exercer relacionamento e interação profissional com pessoas da mesma entidade e de outros cargos em diferentes núcleos ou grupos, facilitando a interação funcional entre clientes/fornecedores internos, evitando mal entendidos e/ou falhas na organização.
Equivalência entre cargos de Núcleos distintos
Existindo duas estruturas – vertical e horizontal – de cargos em um mesmo organograma, é fundamental o estabelecimento e indicação expressa de níveis de equivalência entre eles, para que haja um relacionamento harmonioso na estrutura organizacional.
A equivalência diz respeito aos níveis de autoridade entre cargos de Núcleos de Gerenciamento e de Grupos de Gestão distintos e não subordinados; e normalmente essa equivalência tem relação com a paridade na remuneração dos cargos: gerentes de áreas distintas ganham salários que mantêm uma certa equivalência entre eles por se situarem em níveis similares, chefias de um Grupo com chefias de outros; e assim por diante.
As duas figuras abaixo ilustram a verticalidade e a horizontalidade das relações entre cargos de uma mesma entidade, evidenciando, também, a equivalência de nível existente entre eles, em núcleos distintos e com missões diferentes.
Os níveis e as estruturas vertical e horizontal
Níveis de equivalência entre cargos de Núcleos distintos
Níveis sem cargo no organograma
Na figura à direita, acima, os quadrados em branco no Nível 2 dos núcleos Comercial e Administração e finanças, indicam que nessa estrutura organizacional da ilustração não há espaço para gerentes; essa situação (inexistência de um cargo equivalente nesse núcleo) pode ocorrer em qualquer nível hierárquico e está alinhada com a política de remuneração da entidade. Nessa situação, o superior hierárquico dos cargos de Nível 3 seria diretamente o de Nível 1.
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Etapa 4 – Elaboração do organograma
Etapa 1 – Identificação das necessidades de gerenciamento / Etapa 2 – Reunião dos componentes em Núcleos, Grupos e Elementos de Execução / Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional / Etapa 4 – Elaboração do Organograma / Etapa 5 – Implantação e manutenção do organograma
O desenho gráfico do organograma exemplo
Cumpridas as etapas anteriores, podemos montar nosso modelo-exemplo de organograma, simbolizado na figura à direita (clique nela e abra uma janela com a imagem visível do organograma).
É importante salientar que esse modelo não pretende servir de molde para estruturas organizacionais de qualquer entidade. O objetivo é simplesmente mostrar o passo a passo do processo de modelação de estruturas de gestão, que representam um dos mais relevantes dos Instrumentos de Gestão e Controle de um Plano de Organização.
Clique na miniatura para ver a imagem em janela inteira
Destaques importantes do organograma exemplo
Visualização da estrutura administrativa
A figura com link na miniatura acima é um mero exemplo de organograma de uma entidade fictícia, criado com base na evolução dos tópicos apresentados acima como “etapas” e utilizado para proporcionar uma visualização completa de uma estrutura organizacional.
Mas os destaques abordados a seguir são relevantes quando da concepção de organogramas de instituições de qualquer tipo, sempre lembrando que uma estrutura organizacional bem planejada e implantada é o Instrumento de maior relevância no contexto de um Planorg, por facilitar e viabilizar a utilização eficiente de todos os demais Instrumentos.
- Separação vertical dos níveis hierárquicos e equivalência dos cargos
Os níveis hierárquicos estão claramente definidos para a organização como um todo, permitindo a visualização da equivalência de nível de cargos entre Núcleos de Gerenciamento diferentes, não esquecendo a questão da importância das faixas hierárquicas (e salariais), as quais, embora não constando do organograma, dele são partes integrantes.
- Criação de um Núcleo exclusivamente para gerenciamento de controle
Foi idealizada uma estrutura da qual consta um Núcleo de Gerenciamento exclusivamente das funções de natureza de controle, que é a Diretoria de Controladoria, tendo sob sua subordinação duas gerências (Planejamento e Controle e TI) as quais, compõem o Instrumento de Gestão de Médio Alcance denominado Órgãos Internos de Controle, fundamentais à Atividade de Monitoramento, abordados no Capítulos 15 de meu livro, destacado na página Ebook deste site.
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Etapa 5 – Implantação e
manutenção do organograma
Etapa 1 – Identificação das necessidades de gerenciamento / Etapa 2 – Reunião dos componentes em Núcleos, Grupos e Elementos de Execução / Etapa 3 – Relacionamentos vertical e horizontal na estrutura organizacional / Etapa 4 – Elaboração do Organograma / Etapa 5 – Implantação e manutenção do organograma
A implantação e a manutenção de estruturas organizacionais devem ser cercadas de cuidados em relação ao pessoal da entidade, porque o afetam intensamente. Muito frequentemente as organizações começam sem qualquer estrutura oficial (embora esta exista de maneira informal) e, ao longo de tempo, a administração passa a sentir a necessidade de fazer uma estruturação organizacional formal para obter melhores resultados.
Ou seja, ela deve fazer uma reestruturação. Por essa razão, sugiro também a leitura do assunto no Capítulo 8 do meu Ebook, onde abordo o Planejamento e execução de reestruturações societárias e/ou organizacionais, tratando dos cuidados que precisam ser previamente tomados nessas situações.
Modelação de Estruturas Organizacionais é o tema do Capítulo 7 de meu ebook Instrumentos de Gestão e Controle – Circuito Integrado para modelação de Organizações, do qual este é um extrato. Conheça um resumo de cada um dos capítulos do livro clicando aqui.
