Estruturar a Organização. É a solução (3/5)
Reavaliar o funcionamento e eficiência de estruturas organizacionais
é uma necessidade permanente. Modelar as que começam, também.
Este é o terceiro post, de uma série de cinco, que sumaria a importância do
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Conteúdo deste post (clique para acessar) ⇒ • Natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades ¦ • Funções conflitantes na modelação de estruturas organizacionais ¦ • Modelo-exemplo de necessidades gerenciais usando a Metodologia dos Componentes Básicos das Atividades ¦ • Modelação de estruturas organizacionais em cinco etapas
Natureza executiva ou de controle
dos segmentos componentes das atividades
No Post 2/5 abordamos os segmentos e subsegmentos dos componentes das atividades. Neste post, trataremos da natureza executiva ou de controle desses componentes, que exerce grande importância na definição de organogramas eficientes.
Funções conflitantes na modelação de estruturas organizacionais
Alguns executam, outros controlam
Uma estrutura organizacional reflete as atividades da entidade desenvolvidas por pessoas diversas, que não somente executam funções, mas também controlam e monitoram as funções executadas.
Essas pessoas ocupam cargos que são unidades de acumulação de funções, componentes de missões na estrutura organizacional.
Considerando que um bom Plano de Organização almeja obter um ambiente sadio de controle em qualquer entidade, é importante a percepção de que existem funções de natureza executiva e funções de natureza de controle, as quais são conflitantes entre si.
Funções que executam, funções que controlam
Isso equivale a dizer que existem segmentos os quais, em razão das funções de controle das operações que exercem, na modelação da estrutura organizacional devem ser alocados de forma segregada daqueles destinados a executar tais operações.
Segmentos com funções de natureza executiva
Essas funções normalmente são as dos cargos dos segmentos das atividades operacionais. No entanto, alguns cargos das atividades de apoio às operações também podem possuir natureza executiva. Exemplos.
• O segmento Administração Geral e Finanças faz parte das atividades de infraestrutura, mas possuem funções executivas.
• Como parte do segmento de Administração Geral e Finanças (da atividade de infraestrutura), o setor de Recursos Humanos elabora a folha de pagamento para todos os empregados da entidade, independente da atividade à qual estes pertençam, operacional ou de apoio. A área de Finanças se encarrega de efetivar o pagamento.
Em ambos os casos, e em muitos outros, funções de apoio, têm natureza executiva. Ou seja, não é por ser da atividade de infraestrutura que necessariamente possuem natureza de controle.
Segmentos com funções de natureza de controle
Como diz o nome, tais funções visam controlar as tarefas de natureza executiva das operações, utilizando parâmetros pré-estabelecidos. Ilustrando, usando um exemplo anterior.
A adequação e a integridade da folha, bem como as do pagamento efetivo ao pessoal (funções de natureza executiva, sob a incumbência, respectivamente, da área de Recursos Humanos e da de Finanças), devem ser verificadas e asseguradas por elementos responsáveis por funções de natureza de controle (como a Contábil), desvinculados daqueles que executaram tais tarefas.
O termo “funções de natureza de controle”, como é óbvio, não significa que os cargos dos segmentos assim rotulados deixam de executar funções. A diferença é que suas funções são direcionadas primariamente ao controle e ao monitoramento das demais funções executivas da entidade. Exemplos.
- Monitoramento do planejamento estratégico
- Controle da execução orçamentária
- Contabilidade
- Segurança das informações em TI
A Segregação de Funções é um eficiente Instrumento de Gestão e Controle de Médio Alcance (saiba mais clicando aqui)
Modelo-exemplo de necessidades gerenciais usando a Metodologia dos Componentes Básicos das Atividades
Complementando a figura apresentada no segundo post desta série de cinco, a Metodologia dos Componentes Básicos das Atividades deve gerar uma figura como a apresentada a seguir, que segrega (traços pontilhados) os segmentos com funções de natureza executiva daqueles com funções de natureza de controle.
A Segregação de Funções entre segmentos de natureza executiva e de controle
(In)viabilidade de segregar cargos com funções conflitantes
É necessário segregar, mas...
Como vimos, as funções executivas e as de controle são conflitantes entre si: os cargos do segmento de uma atividade ou executa transações ou controla sua execução, mas não deve ser responsável por executar e controlar ao mesmo tempo, prevenindo riscos de:
(a) Fraude (raposa tomando conta do galinheiro); ou
(b) Erro (não se deve conferir o próprio trabalho).
E quando o tamanho da organização não comporta a segregação?
Naturalmente, a aplicação da Segregação de Funções na estrutura organizacional nem sempre é factível, devendo ser observadas as condições limitativas do tamanho da entidade, muitas vezes impeditivas dessa segregação.
Não obstante, considerando que as funções executivas não podem deixar de ser exercidas – sob o risco de paralisar a entidade –, as funções de natureza de controle devem ser exercidas pelo superior hierárquico dos cargos de natureza executiva, mas jamais deixarem de existir.
Na microempresa, com um único empregado, é o dono que controla as funções executivas desse empregado, tais como pagamentos, recebimentos e outros.
Funções conflitantes também se complementam
Mas, como, se são conflitantes?
Por outro lado, é importante ressaltar que as funções de natureza de controle, além de exercer fiscalização e monitoramento sobre as funções executivas, também as apoiam, como fornecedoras de retroinformações de desempenho.
No modelo-exemplo de estrutura ilustrado na figura acima, dois segmentos foram destacados para cumprir funções dessa natureza: Planejamento e Controle e TI – Tecnologia de Informação. Eles não somente controlam e monitoram, mas também – e principalmente – apoiam os demais segmentos das atividades, com o fornecimento de suporte técnico e de retroinformações sobre desempenho.
Realidade que não existiria se as funções de natureza executiva não tivessem gerado as informações necessárias a esse fornecimento.
Ilustrando
No exemplo usado anteriormente, a área de Recursos Humanos prepara e autoriza o pagamento da folha de pessoal de toda a entidade, tarefa a qual – o pagamento – é feita pela área de Finanças.
Como as transações financeiras relativas ao pessoal da entidade são registradas contabilmente, os relatórios de desempenho emitidos posteriormente pelo Serviço de Contabilidade – já devidamente revisados – fornecem as retroinformações necessárias aos responsáveis pelas áreas de Recursos Humanos e de Finanças, respectivamente, para realizar seu auto monitoramento; bem como proporcionam informações importantes à Média e à Alta Administração sobre os encargos com o pessoal da entidade.
Enfatizando: embora segregadas, as funções executivas e de controle se apoiam mutuamente.
Modelação de estruturas organizacionais em cinco etapas
Na Metodologia dos Componentes Básicos das Atividades separamos em cinco as etapas necessárias à formulação da expressão gráfica da estrutura organizacional de uma entidade, respeitando suas reais necessidades de gestão para alcançar objetivos e atingir a missão que lhe foi atribuída.
Essas cinco etapas estão apresentadas nos dois últimos desta série de cinco posts.
Modelação de Estruturas Organizacionais é o tema do Capítulo 7 de meu ebook Instrumentos de Gestão e Controle – Circuito Integrado para modelação de Organizações, do qual este é um extrato. Conheça um resumo de cada um dos capítulos do livro clicando aqui.
