Estruturar a Organização. É a solução (2/5)
Reavaliar o funcionamento e eficiência de estruturas organizacionais
é uma necessidade permanente. Modelar as que começam, também.
Este é o segundo post, de uma série de cinco, que sumaria a importância do
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Conteúdo deste post (clique para acessar) ⇒ • Atividades: os componentes básicos de estruturas organizacionais ¦ • Segmentos e subsegmentos ¦ • Atividades Universais, seus segmentos e subsegmentos ¦ • Natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades
Atividades: os componentes básicos
de estruturas organizacionais
No Post 1/5, o primeiro desta série, mostramos que as atividades operacionais e as de infraestrutura existem em todo e qualquer tipo de organização, sendo que a primeira é formada por pessoas “que fazem”; e a segunda, por aquelas “que ajudam a fazer”.
Segmentos e subsegmentos
componentes das atividades
Identificação das necessidades gerenciais
A identificação das necessidades gerenciais de uma entidade (é a Etapa 1 do Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações), caracterizadas como funções que cumprem missões, e tem início com a determinação dos segmentos e subsegmentos das atividades operacionais e de infraestrutura que serão necessários ao cumprimento dessas missões: são os componentes das atividades.
Cada entidade tem necessidades gerenciais próprias
As duas atividades são de grandeza universal, mas não seus segmentos. Cada entidade possui características próprias que exigem considerações na tarefa de definir quem fará o quê.
O processo de modelação de uma estrutura organizacional tem início no estudo das características da entidade, que identificará as partes a terem tratamento diferenciado.
Cada segmento tem necessidades específicas próprias
Alguns exemplos:
• Uma empresa comercial com uma loja aberta ao público tem que prever a existência de um ou mais pontos de caixa para cobrança das vendas, o que fará com que parte da estrutura organizacional da área financeira seja voltada a essa característica.
• Uma empresa comercial com várias lojas abertas ao público terá que prever uma sistemática de padronização de funcionamento, de fechamento diário do caixa, da uniformização dos empregados, da garantia de igualdade de preços etc.; situação que já necessitará de uma área financeira com características diferenciadas da empresa com uma loja única. Imagine, então, as necessidades de uma empresa que faz vendas pela Internet.
• Uma empresa de prestação de serviços de limpeza receberá suas receitas via sistema bancário e sua estrutura organizacional de apoio terá características bem diferentes da empresa comercial do exemplo anterior.
Exigências específicas, segmentos distintos
Assim, as partes identificadas como exigentes de tratamento gerencial diferenciado precisam ser consideradas como sendo segmentos distintos dentro das atividades universais, sendo que alguns destes precisarão ser desdobrados em subsegmentos para que possam ser devidamente gerenciados e controlados.
Segmentação e subsegmentação das atividades
A segmentação de cada atividade significa desdobrar um todo em partes, com as quais poderemos lidar mais facilmente.
Usando o mesmo conceito, as funções de cada um dos segmentos também possuem características (dependendo da entidade) que precisam ser consideradas por meio de desdobramento em subsegmentos das atividades.
O exemplo que tomamos como modelo para nossa série de cinco posts – mas, é exemplo e não passa disso –, pode ser ilustrado com a figura a seguir, que visa abranger componentes aplicáveis a uma larga quantidade de organizações.
Atividades Universais, seus segmentos e subsegmentos
Segmentos e subsegmentos componentes das atividades
O desdobramento (Etapa 1 do Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações) dos componentes do modelo ilustrado acima baseou-se nas claras diferenças das funções que cada segmento tem sob sua responsabilidade e que exigem tratamento gerencial diferenciado.
Especificidades
Caso uma entidade atue apenas com prestação de serviços, o segmento administração da produção terá como único subsegmento o planejamento e programação de serviços (se for necessário).
Por outro lado, se uma entidade tiver apenas atividade comercial, não existirá o segmento produção de bens e serviços. Mas, nessa hipótese, o segmento administração comercial assume a posição de atividade produtiva, por meio das vendas.
Observe que a palavra produção nem sempre significa fabricar um bem, prestar um serviço ou comercializar uma mercadoria. Ela pode existir em várias situações diferentes.
Exemplo
Vejamos um exemplo: uma seita ou uma igreja que prega ensinamentos aos seus seguidores: a capacidade de convencimento e o crescimento do número de adeptos da crença religiosa representam a produção da entidade, não sendo nem um bem fabricado, nem um serviço prestado e tampouco atividade comercial.
Mas seus objetivos finais (os da entidade religiosa) são alcançados com base em atividades operacionais (convencimento à adesão e aumento do número de fiéis), daí a universalidade desse componente – produção – de qualquer estrutura organizacional.
Formal ou informal?
Os segmentos e subsegmentos listados acima podem existir de maneira formal (cargo constante do organograma da entidade); ou de maneira informal, como no exemplo da microempresa do técnico de manutenção e seu assistente.
E nas pequenas empresas?
Nas empresas de pequeno porte, que muito possivelmente não possuem organograma, nem um cargo específico para cumprir a finalidade do subsegmento, sempre haverá alguém (até mesmo o dono da entidade) que precisará exercer essas funções, porque elas existem, mesmo que informalmente, pela própria necessidade do negócio.
Formalmente ou não, as funções sempre existem
O exemplo da entidade religiosa
Voltando ao exemplo de uma entidade religiosa que prega ensinamentos, além de atividades operacionais também estão presentes as atividades de infraestrutura. Como?
• Conservação e limpeza do templo e das instalações administrativas
• Manutenção e controle de um banco de dados (cadastro) com informações dos praticantes da seita e identificação de doadores (para comunicações de marketing de divulgação como forma de incentivo às doações)
• Controle das contas bancárias, dos gastos e das entradas de doações, fluxos de caixa.
Pense um pouco nessas situações
Faça um exercício de raciocínio e identifique quais as atividades operacionais e quais as de infraestrutura podem existir nos seguintes tipos de organização:
• Escola • Condomínio • Organizações criminosas(*)
(*) Embora possa parecer despropositado citar essas organizações, elas possuem, sim, uma estrutura de funcionamento com atividades operacionais (o crime em si) e de infraestrutura (controle financeiro, planejamento, avaliação de riscos, entre outras).
O crime é organizado…
O Organograma depende diretamente da identificação e classificação das necessidades de cada entidade
No processo de estruturação organizacional, a grande utilidade de segmentar as atividades é identificar as áreas que precisarão ter suas necessidades específicas de gerenciamento atendidas, o que norteará a modelação do organograma oficial da entidade.
Natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades
No Post 3/5 trataremos da natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades, que exerce grande importância na definição de organogramas eficientes.
Modelação de Estruturas Organizacionais é o tema do Capítulo 7 de meu ebook Instrumentos de Gestão e Controle – Circuito Integrado para modelação de Organizações, do qual este é um extrato. Conheça um resumo de cada um dos capítulos do livro clicando aqui.
