Estruturar a Organização. É a solução (1/5)
Reavaliar o funcionamento e eficiência de estruturas organizacionais
é uma necessidade permanente. Modelar as que começam, também.
Este é o primeiro post, de uma série de cinco, que sumaria a importância do
Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações
Conteúdo deste post (clique para acessar) ⇒ • Nada – nem ninguém – pode existir sem uma estrutura que lhe dê forma ¦ • As Organizações também precisam de estrutura ¦ • O que é e qual a importância da Estrutura Organizacional ¦ • O Método dos Componentes das Atividades para modelar Organizações ¦ • Segmentos e subsegmentos componentes das atividades
Nada – nem ninguém – pode existir sem uma estrutura que lhe dê forma
O corpo humano
Qual é a estrutura que permite às pessoas se locomoverem?
Claro que é o esqueleto. Passe o mouse em cima da figura ao lado e veja uma animação (gif).
Por dentro do homem correndo...
Edificações
Vamos imaginar um prédio sem uma estrutura adequada às suas finalidades.
A animação gif que surge ao passar o mouse na figura ao lado mostra a diferença entre um prédio com, e outro sem, estrutura de construção.
Como ficaria um...
As Organizações também precisam de estrutura
A mesma necessidade também ocorre em Organizações, que precisam de estrutura para funcionar, porque ela representa o verdadeiro alicerce dos Instrumentos de Gestão e Controle que sustentam um Sistema de Controle Interno eficiente.
Estrutura: os pilares de Instrumentos de Gestão e Controle
O que é e qual a importância da Estrutura Organizacional?
Afinal, o que é Estrutura Organizacional?
Estrutura organizacional é a expressão gráfica da maneira como os componentes de atividades operacionais e de apoio (textualizadas mais adiantes neste post) identificados com as necessidades de uma entidade estão formatados e interagem entre si, para atingir objetivos.
Este post aborda a importância de modelar Estruturas Organizacionais de acordo com as características que cada entidade possui. Motivo?
Quem faz a Organização funcionar?
Os cargos previstos na Estrutura são ocupados por pessoas e são elas que movimentam a organização. Quando essas pessoas sabem exatamente o que fazer e como interagir, viabilizam a utilização eficiente de todos os demais Instrumentos de Gestão e Controle.
Para que serve um Organograma?
A estrutura organizacional ou administrativa, evidenciada por meio de um organograma oficial, é o mais visível dentre os Instrumentos de Gestão e Controle. É o espelho da forma definida pela administração para a integração e interação das atividades, destinada a orientar as pessoas quanto ao funcionamento da entidade, sendo fundamental para o gerenciamento de riscos internos e externos.
Um dos pilares do Sistema de Controle Interno
A Estrutura Organizacional é um dos pilares do Sistema de Controle Interno, que pode ser conceituado como o conjunto de medidas preventivas – que chamamos de Instrumentos de Gestão e Controle – destinado a prevenir e a identificar riscos internos de perdas patrimoniais na execução de transações, aplicadas de forma coordenada entre os segmentos das atividades operacionais e de infraestrutura/apoio.
O Método dos Componentes das Atividades para modelar Organizações
Pressuposto básico do Método
Essa Metodologia, como idealizei e batizei a técnica, parte do pressuposto de que as entidades organizadas possuem atividades com necessidades gerenciais distintas, que precisam ter seus componentes identificados para receber tratamento diferenciado.
A Metodologia em uma série de cinco posts
Como é um assunto que exige diversas conceituações e especificidades, é também muito longo para ser tratado neste site em um único post, daí o desdobramento que fiz do tema em uma série de cinco posts, a saber:
- 1/5 – Introdução ao Método dos Componentes das Atividades para Modelar Organizações (este post)
- 2/5 – Segmentos e subsegmentos dos componentes das atividades
- 3/5 – Natureza executiva ou de controle dos segmentos componentes das atividades
- 4/5 – Modelação de estruturas organizacionais: etapas 1 e 2
- 5/5 – Modelação de estruturas organizacionais: etapas 3 a 5
Natureza das atividades: os componentes básicos de estruturas organizacionais
As Atividades podem ter duas naturezas: são ou operacionais (ou “fim“) ou são de apoio (também chamadas de “infraestrutura“). E existem em todo e qualquer tipo de organização. Por isso gosto de chamá-las de “universais”.
Por quê? Note que sempre existem as pessoas “que fazem” e as “que ajudam a fazer”. Exemplo:
Na microempresa de um técnico de manutenção que tem apenas um empregado, possivelmente ele, o dono, é a pessoa “que faz” (executa os serviços de manutenção) e seu empregado é a “que ajuda a fazer”, prestando apoio tal como efetuar pagamentos e recebimentos, realizar compras de materiais, controlar contas bancárias. Podemos então dizer que o microempresário tem uma atividade operacional e o empregado tem uma atividade de infraestrutura.
Podemos chamar essas naturezas das atividades como sendo os Componentes Básicos das Estruturas Organizacionais. Vejamos o porquê.
Atividades operacionais (ou atividades fim)
As atividades operacionais – ou “fim” – são assim chamadas porque possuem vínculo direto com os objetivos primários da organização, ou seja: são “as que fazem”. Exemplos:
- Uma indústria tem a finalidade de produzir bens
- Uma empresa de serviços tem a finalidade de prestar serviços
- Uma instituição financeira tem a finalidade de prestar serviços financeiros
- Empresas comerciais têm atividades de comprar e vender mercadorias
- Uma igreja tem a finalidade de prestar serviços religiosos, como pregar doutrina, realizar uma missa ou um culto, casamentos, batizados etc.
Cada tipo das entidades listadas acima – que são apenas exemplos – possuem missões de finalidade a executar, ou seja, são operacionais.
Atividades de infraestrutura (ou de apoio)
São aquelas que proporcionam as condições necessárias ao bom desempenho das atividades operacionais, assegurando que elas funcionem de maneira coordenada e sem interrupções. Exemplos:
- Toda entidade possui funções financeiras (como tesouraria, contas a receber, contas a pagar) e administrativas (conservação, limpeza, segurança, contabilidade; se, aplicável, gestão de pessoal, além de outras). Algumas dessas funções podem ser terceirizadas, mas não deixam de ser necessárias ao apoio das atividades operacionais
- Muitas entidades, a depender do porte, precisam de atividade de planejamento, de controle de cumprimento de normas (compliance) e de asseguração de informações tempestivas e confiáveis
Atividades operacionais x atividades de infraestrutura: qual a mais importante?
Pode surgir uma questão: qual das atividades é a mais importante para a organização? Os segmentos das atividades operacionais, que geram os recursos financeiros necessários às operações, ou os segmentos das atividades de apoio, que asseguram a infraestrutura necessária ao funcionamento adequado das atividades fim?
A resposta é óbvia: não existe uma atividade mais importante, porque elas são visceralmente dependentes uma da outra. Sem uma, a outra não funciona. E aí entra o fator crucial para o bom funcionamento de estruturas organizacionais: se não houver integração, formando um todo, com interação entre seus componentes, a estrutura simplesmente não funcionará. Ou será ineficiente.
Segmentos e subsegmentos componentes das atividades
A identificação das necessidades gerenciais de uma entidade, caracterizadas como funções que cumprem missões, tem início com a determinação dos segmentos e subsegmentos das atividades operacionais e de infraestrutura que serão necessários ao cumprimento dessas missões: são os componentes das atividades, dos quais trataremos no próximo Post 2/5.
Modelação de Estruturas Organizacionais é o tema do Capítulo 7 de meu ebook Instrumentos de Gestão e Controle – Circuito Integrado para modelação de Organizações, do qual este é um extrato. Conheça um resumo de cada um dos capítulos do livro clicando aqui.
