Medidas preventivas contra erros e fraudes com numerário em mãos

Controle Interno é qualquer medida preventiva destinada a impedir ou dificultar perdas patrimoniais derivadas de erro ou fraude

1 Cenário/situação

Vendas em lojas de varejo

A entidade Q. Grana possui várias lojas de venda a varejo, nas quais recebe valores em dinheiro vivo, em cheques e em cartões de débito e de crédito. Todas as cobranças são registradas pelas lojas por meio de um Sistema de Vendas, que é conectado online diretamente com o Sistema Integrado de Gestão (SIG ou ERP) sediado no Escritório Central da organização.

Procedimentos atuais

Coleta de valores

Diariamente uma empresa de transporte de valores faz a coleta da receita em cada uma das lojas/unidades, levando a cobrança para o Escritório Central em malotes lacrados, onde ela – a cobrança – passa por uma conferência física e confronto com os registros financeiros do Sistema, sendo o numerário em mãos guardado no cofre da empresa.

Uso de numerário para realizar pagamentos

A empresa também realiza no Escritório Central diversos pagamentos a fornecedores. O produto das vendas tem a seguinte destinação:

• A cobrança recebida por cartões de débito é diariamente conferida com os valores constantes no extrato bancário do primeiro dia útil subsequente. Diferenças apuradas são imediatamente solucionadas com as administradoras de cartão.
• Os comprovantes de cobrança recebida por cartões de crédito são, após conferência com as informações do sistema, empacotados por loja e por dia, e arquivados temporariamente para eventual conferência e conciliação com os relatórios recebidos das administradoras de cartão.
• Os cheques nominais recebidos são listados e diariamente depositados nos bancos com os quais a empresa opera, aguardando compensação.
• Os cheques recebidos no modo ao portador, porém, passam por uma triagem e são repassados a fornecedores, para pagamento de faturas a liquidar do mesmo valor, não sendo depositados em banco.
• Já os valores recebidos em espécie são guardados no cofre do Escritório Central e utilizados para realizar pagamentos da Q. Grana cujos fornecedores assim o desejem. Por isso, o total desses valores em caixa ao final do dia aumenta e diminui de acordo com o movimento de receitas e de pagamentos.

Controles contábeis e administrativos

Pelo Sistema de Tesouraria (do SIG), a empresa mantém controle auxiliar contábil do movimento de numerário (dinheiro e cheques ao portador) armazenado no cofre do Escritório Central, bem como faz a devida contabilização dos recebimentos e pagamentos realizados com o produto das cobranças, integradamente com os Sistemas de Contas a Receber e a Pagar.

2 Riscos possíveis

• A manipulação de numerário em espécie ou equivalentes (cheques ao portador, moeda estrangeira etc.) por pessoas diversas permite facilmente desvios que demoram a ser detectados.
• Organizações que manipulam ou guardam em cofre montantes relevantes de numerário estão sempre na mira de assaltantes e de vigaristas oportunistas, com sério risco de perdas.
• O transporte físico de numerário oferece risco constante ao patrimônio da organização.

3 Medidas preventivas

Rotinas de Controle Interno

Diretrizes de Gestão que orientam a organização devem prever a utilização de Rotinas de Controle Interno para transações com manipulação de numerário, assim considerados dinheiro em espécie e cheques ao portador recebidos de clientes. Nessa regulamentação, o estabelecimento de algumas medidas preventivas relevantes é um elemento de grande valor quando tratamos de proteção ao patrimônio.

Procedimentos recomendados

Citamos a seguir algumas medidas consideradas eficientes.

• O produto financeiro de cobrança de vendas recebido em numerário – dinheiro ou cheques – deve ser diária e integralmente depositado em conta bancária, jamais sendo usado para realizar pagamentos de qualquer natureza.
• Na hipótese de recebimento de cobranças em moeda estrangeira (como em hotéis), deve ser estabelecido um valor máximo (e não relevante) a ser mantido em tesouraria, até que total seja levado ao banco para troca cambial e imediato depósito em conta corrente da entidade.
• Durante o horário de funcionamento da unidade deve ser mantido no caixa recebedor um valor mínimo em dinheiro para facilitar troco. Porém, também deve ser fixado valor máximo a partir do qual é exigida a “sangria” do excesso de numerário recebido no caixa, feita por agente responsável, a ser transferido para o cofre ou local mais seguro da unidade, até o transporte para o Escritório Central.
• Para abertura e fechamento diário de caixas recebedores devem existir procedimentos de contagem física conjunta (caixa e agente responsável) do numerário recebido/entregue, a título de troca de custódia. Recibos comprovantes impressos ou assinados eletronicamente devem atestar essa conferência de valores.
• Procedimentos específicos de segurança devem ser providos para o transporte de valores entre locais, até a entrega ao banco depositário.
• Seguro de fidelidade (para pessoas que manipulam numerários) e para transporte de valores devem ser contratados, evitando risco de perdas em caso de furto ou roubo.

Resultados esperados

Medidas preventivas como essas impedem ou dificultam desvios de recursos financeiros da entidade por erro ou fraude, evitando perdas infundadas de patrimônio. Ressalte-se que várias delas são aplicáveis até mesmo em pequenas organizações, posto que numerário em mãos (dinheiro e cheques) oferece os mesmos riscos para todo mundo. A diferença é o tamanho da eventual perda.

4 Monitoramento

Monitoramento durante as operações

Conformidade com Rotinas de Controle de Processos

O monitoramento de recursos havidos por cobrança, em locais abertos ao público que dispõem de caixa recebimentos deve ser objeto de Rotinas de Controle Interno integrantes do processo administrativo que rege transações dessa natureza.

Participação dos responsáveis

Isso exige que todos os agentes envolvidos pessoalmente no fluxo dessas transações possuam conhecimento das normas da organização, obrigando-os a seguir os procedimentos de controle estabelecidos.

Monitoramento posterior

Meios de monitorar

Na situação de monitoramento realizado à distância por encarregados administrativos (como gerentes, supervisores, chefes), o procedimento deve ser diário e depende principalmente de informações confiáveis fornecidas por relatórios emitidos pelo Sistema de Tesouraria.

Técnica de monitoramento

O monitoramento consiste basicamente na revisão analítica diária dos relatórios de tesouraria, abrangendo composição de saldos e montantes de valores disponíveis em caixa e em bancos, análise comparativa evolutiva de saldos das disponibilidades, atenção à existência de excessos ou a previsão de falta de recursos livres para atender obrigações, entre outras medidas.

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